Nella vita quotidiana, sia nel lavoro che nelle relazioni personali, scrivere una lettera è ancora un modo efficace per comunicare con gli altri. Scrivere una lettera non è solo una questione di conoscenza della forma corretta, ma anche della capacità di esprimere i propri pensieri in modo chiaro ed efficace. Ecco alcuni consigli per aiutarti a scrivere una lettera efficace, che possa trasmettere il tuo messaggio in modo chiaro e persuasivo.
Scrivere una Lettera Formale
Quando scrivere una lettera formale
Una lettera formale deve essere scritta quando si deve comunicare con qualcuno solo a livello professionale, come dipartimenti governativi o aziende, e non si ha una relazione personale con il destinatario.
Formato della lettera formale
Le lettere formali dovrebbero essere digitate al computer e stampate utilizzando un software di gestione del testo come Microsoft Word, OpenOffice o TextEdit. Se la lettera è urgente o il destinatario lo preferisce, si può inviare un’e-mail.
Destinatari diversi
Nel caso si scriva al proprio capo o a un collega, l’e-mail è solitamente sufficiente e non c’è bisogno di apporre un indirizzo nella parte superiore della pagina.
Informazioni da inserire
Per scrivere una lettera formale, è necessario inserire alcune informazioni in cima alla pagina. Si comincia con il proprio indirizzo e la data odierna nella parte superiore del foglio. Si scrive il proprio nome e l’indirizzo nella parte superiore della pagina a sinistra. Se si tratta di una lettera di lavoro, invece, si scrive il nome e l’indirizzo dell’azienda o si utilizza la carta intestata della ditta. In ogni caso, si salta due righe e si scrive la data odierna per esteso.
Imparare a scrivere una lettera formale e informale – YouTube
Scrivere la data
È consigliabile scrivere la data per esteso come “19 settembre 2020” invece di “19/9/20”.
Destinatario
Salta altre due righe e scrivi le informazioni di contatto del destinatario, a meno che tu non stia scrivendo un’e-mail. Scrivi il titolo e il nome completo del destinatario, il nome dell’azienda o dell’organizzazione (se necessario) e l’indirizzo completo utilizzando due o più righe, se necessario.
Saluto
Salta una riga e saluta il destinatario scrivendo “Gentile” seguito dal suo nome completo. È possibile utilizzare solo il cognome o il nome completo, ma mai solo il nome. Aggiungi un titolo professionale abbreviato, se lo ritieni opportuno.
Destinatario sconosciuto
Se non si conosce il nome del destinatario, ma si conosce il titolo professionale, è possibile scrivere “Caro ispettore sanitario” o simili. In caso contrario, è possibile utilizzare “Gentile Signore/a” o “A chi di competenza”, anche se sono espressioni un po’ rigide e antiquate e si dovrebbe cercare di evitarle, se possibile.
Scrivi il testo della lettera
Dichiarazione di intenti
Inizia la lettera formale con una dichiarazione di intenti. È importante evitare troppe elisioni e preposizioni articolate, utilizzando un tono formale e corretto. Se si devono porre domande, si dovrebbe fare in maniera cortese e senza essere troppo invadenti.
Tono della lettera
Il tono della lettera dipende dal tipo di destinatario e dal contesto in cui si scrive. Se si scrive una lettera ufficiale di lavoro, il tono dovrebbe essere diretto e conciso. Se invece si scrive a un lontano parente o a un conoscente per motivi personali, si può essere un po’ più informali. Tuttavia, si dovrebbe evitare di sforare la lunghezza di una pagina.
Chiusura della lettera
Concludi la lettera formale con una frase di cortesia, che stabilisce una connessione positiva con il destinatario. Dopo l’ultimo paragrafo, salta due righe e scrivi la chiusura utilizzando frasi formali come “Cordiali saluti”, “Distinti saluti” o “La ringrazio per l’attenzione”. Firma sotto la chiusura.
Firma della lettera
Se la lettera è digitata al computer, lascia circa quattro righe di spazio tra la chiusura e il tuo nome. Stampa la lettera e firma con una penna blu o nera. In un’e-mail formale, digita il tuo nome completo dopo la chiusura. Se si possiede un titolo, come ad esempio “Dottor” o “Professore”, si può utilizzarlo alla fine del nome.
Invio della lettera
Piegatura della lettera
Se si deve inviare la lettera per posta, è necessario piegarla in tre parti. Porta la parte inferiore del foglio verso l’alto in modo che sia a due terzi dell’altezza della pagina e piega. Quindi porta verso il basso la parte superiore in modo che la piega coincida con il fondo del foglio. Piegare la lettera in questo modo la renderà adatta alla maggior parte delle buste.
Indirizzo sulla busta
Scrivi l’indirizzo completo del destinatario al centro della busta, utilizzando il formato corretto, come “Dott. Francesco Rossi, Viale dell’Industria, 86, 00136 Roma”. In alternativa, è possibile stampare un’etichetta da attaccare sulla busta.
Indirizzo del mittente
Se il servizio postale non è in grado di consegnare la lettera, la rispedirà all’indirizzo del mittente senza alcun costo aggiuntivo. Scrivi il tuo indirizzo sul retro della busta in modo che la lettera possa essere rispedita a te in caso di problemi di consegna.
Scrivere una Lettera Informale
Decidere il grado di formalità
La scelta del grado di formalità della lettera dipende dal rapporto che si ha con il destinatario. In generale, si possono seguire le seguenti linee guida:
- Se si scrive a un parente lontano o anziano, o a un conoscente, si può optare per una lettera semi-formale. In alternativa, se il destinatario ha già inviato delle e-mail, si può rispondere con un’e-mail. Se non si è in possesso di un indirizzo e-mail, una lettera scritta a mano è una scelta adeguata.
- Se si scrive a un amico o a un parente stretto, un’e-mail o una lettera scritta a mano vanno bene.
Salutare il destinatario
Il saluto che si utilizza dipende dal rapporto con il destinatario e dal grado di formalità della lettera. Ecco alcune possibilità:
- Se si scrive una lettera semi-formale, si può utilizzare “Caro” o “Ciao” come saluto. In questo caso, si può usare il nome del destinatario, se si ha abbastanza confidenza, o il titolo di cortesia come “Signor” o “Signora”.
- Se si scrive una lettera informale, si può utilizzare “Caro” o “Ciao” – o saluti ancora meno formali, come “Ehi” – seguiti dal nome del destinatario.
Iniziare la lettera
Dopo il saluto, passare alla riga successiva e iniziare a scrivere. Se si sta scrivendo una lettera personale, si può iniziare chiedendo informazioni sullo stato di salute del destinatario. La domanda può essere formale, come “Spero che tu stia bene”, o informale, come “Come va?”. Si può immaginare di avere il destinatario di fronte e scrivere in modo simile a come si parlerebbe con lui.
Scrivere ciò che devi comunicare
Lo scopo principale di una lettera è la comunicazione. In essa è possibile condividere i dettagli della propria vita e far sapere all’altra persona ciò che sta succedendo. È importante essere specifici e dettagliati nella condivisione delle informazioni. Ad esempio, invece di limitarsi a ringraziare la nonna per un regalo, si potrebbe spiegare quanto sia stato importante e apprezzato: “Io e i miei amici abbiamo passato tutta la notte a giocare al videogioco che mi hai regalato. Grazie!” Qualsiasi sia l’argomento, la condivisione delle informazioni dovrebbe essere il cuore della lettera.
Cosa non scrivere
Non è consigliabile scrivere una lettera piena di rabbia o scritta per sollecitare pietà. Nel caso si sia già scritta una lettera di questo tipo, è meglio lasciarla da parte per qualche giorno prima di decidere se inviarla o meno. In questo modo, si avrà la possibilità di riflettere sulle proprie emozioni e di eventualmente cambiare idea.
Concludere la lettera
La chiusura della lettera dovrebbe riflettere il rapporto con il destinatario. Se si sta scrivendo al proprio partner, a un caro amico o a un parente stretto, si potrebbe utilizzare “Con affetto”, “Con amore” o “Un abbraccio”. In una lettera semi-formale, invece, si potrebbe usare “Cordiali saluti”, “Saluti” o “I miei migliori saluti”. Si può anche utilizzare una chiusura un po’ antiquata, come ad esempio “Rimango, come sempre, il tuo devoto servitore”, seguita dal proprio nome.
Aggiungere un post scriptum
Se si vuole aggiungere qualcosa dopo il corpo della lettera, si può utilizzare “P.S.”, che sta per “Post scriptum” (dopo la scrittura). In questo modo, si può comunicare una piccola nota aggiuntiva in modo informale.
Invio della lettera
Una volta completata la lettera, va inserita in una busta, scritto l’indirizzo del destinatario, applicati i francobolli necessari e spedita.
Consigli per scrivere una lettera: suggerimenti utili
Focalizzati sugli interessi del destinatario
Quando scrivi una lettera, è importante mantenere la tua comunicazione focalizzata sui potenziali interessi del destinatario. In questo modo, riuscirai a mantenere l’attenzione e ad evitare di annoiare il lettore.
Scegli il giusto saluto
Il saluto è uno degli elementi chiave della lettera, in quanto rappresenta la tua apertura al destinatario. Usa “Caro” o altri tipi di saluti e assicurati di seguire con una virgola.
Scrivi reclami in modo ragionevole ed educato
Se devi scrivere una lettera di reclamo, ricorda di farlo nel modo più ragionevole ed educato possibile. In questo modo, aumenterai le possibilità di ricevere una risposta positiva.
Usa una carta adeguata per una lettera formale
Se devi scrivere una lettera formale, assicurati di utilizzare una carta adeguata. Una carta più spessa di quella da fotocopie darà un’impressione più professionale e di cura.
Usa un indirizzo e-mail serio
Se stai scrivendo un’e-mail formale o semi-formale, assicurati che il tuo indirizzo di posta elettronica sia serio. Evita indirizzi come “zuccherina189” e opta per qualcosa di più professionale, come “anna.rossi”.
Scrivi con una penna adatta
Se scrivi a mano, scegli una penna con inchiostro blu o nero. Questi colori sono più facili da leggere e danno un’impressione più professionale.
Verifica l’indirizzo del destinatario
Assicurati di scrivere correttamente l’indirizzo del destinatario sulla busta o nell’e-mail. In caso contrario, la lettera potrebbe non essere consegnata.
Rientra ogni paragrafo
Inizia ogni paragrafo con un rientro, in modo da rendere la lettera più facile da leggere e organizzare.
Correggi gli errori
Fai un controllo incrociato e una ricerca di eventuali errori almeno due volte, in modo da evitare eventuali errori di ortografia o grammatica.
Evita le sbavature
Assicurati di non creare sbavature mentre scrivi con la penna, in modo da rendere la lettera più leggibile e professionale.
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